A pénzügyi/számviteli nyilvántartások az aktivált tárgyi eszközökről pénzügyi jellegű adatokat tárolnak és vezetik az értékcsökkenést. Az eszközök aktiválása azonban gyakran azok használatba adását, kihelyezését követően történik csak meg. Az eszközök fizikai hollétéről, mozgáskövetéséről a számviteli programok ezért gyakran keveset vagy semmit sem tudnak.
Az inVENTORY tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer az eszközök fizikai hollétét és a tárgyi eszköz vonalkód alapú mozgáskövetését helyezi a középpontba. Együttműködik a meglevő pénzügyi/ügyviteli/ERP rendszerek nyilvántartásával de képes önálló értékcsökkenés vezetésre is.
A rendszer felépítése
A rendszer elemei:
- Központi telephely: önálló adatbázissal, adatrögzítő és lekérdező munkahelyekkel rendelkezik. A központban dolgozók a távoli telephelyek adataihoz is teljes körűen hozzáférnek (jogosultság függvényében természetesen).
- Távoli telephely központi adatbázissal: adatrögzítő és lekérdező munkahelyekkel rendelkezik. Mivel nincs helyben telepített adatbázisa, a mobil leltárfelvétellel gyűjtött adatok tárolásához és a különféle lekérdezésekhez a központi telephely adatbázisát használja Internet kapcsolaton keresztül.
- Távoli telephely helyi adatbázissal: önálló adatbázissal, adatrögzítő és lekérdező munkahelyekkel rendelkezik a központi telephelyhez hasonlóan. A helyi és a központi adatbázis közötti szinkronizálásáról a központi szerver gondoskodik Interneten keresztül.
Előnyei
Széleskörű képességek
- Részletes, igény szerinti eszközjellemzőket tartalmazó tárgyi eszköz nyilvántartás
- Szervezeti struktúra leképezés (tárhelyek, személyek)
- Teljes életciklus követés
- Konfiguráció kezelés
- Értékcsökkenés, értékcsökkenési kulcsok kezelése
- Tárgyieszköz gazdálkodás szakmai számviteli igények naprakész kiszolgálása
- Több telephely kiszolgálása
- Adatimport/export (Excel, TXT, HTML, XML)
Mobilitás
Vonalkód alapú "papírmentes" helyszíni leltárfelvétel mobil adatgyűjtővel- Vonalkódos leltárcímkék nyomtatása
- Automatikus bizonylatolás, leltári ív, jegyzőkönyv készítés
- Testre szabható lekérdezések, jelentések, kimutatások
Jogosultságok
- Felhasználók
- Felhasználói csoportok
- Funkciók
- Eszköztípusok
- Mozgáskód szerinti jogok
Együttműködés
- Kliens/Szerver felépítés
- SQL adatbázis (OLEDB, ODBC)
- SAP R/3, SALDO, Eszköz'92, Remedy, CiscoWorks és általános interfész
Kiknek ajánljuk ?
- 1-100 telephely
- 1 000 - 1 000 000 db tárgyieszköz
- Sok informatikai eszközzel rendelkezők (PC, switch, router)
- Pénzügyi nyilvántartásokkal való együttműködés elvárás
- (SAP R/3, SBO, Eszköz'92, SALDO)
- Automatizált IT nyilvántartásokkal való együttműködés elvárás (Remedy, CiscoWorks)
- Az eszközmozgás követés, bizonylatolás, jegyzőkönyvezés problémás
Funkciói
Igény szerinti eszközjellemzők
A nyilvántartó rendszerben a felhasználó igénye szerint alakítható a tárgyi eszközökről nyilvántartott adatok köre. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy eszköztípusonként (pl. bútor, számítógép, stb) eltérő jellemzők rögzíthetők az egyes eszközökhöz tartalom és féleség szerint egyaránt.
Szervezeti struktúra leképezés
A tárolási helyek a szervezeti felépítés vagy fizikai elhelyezkedés szerint hierarchikus struktúrába szervezhetők, tetszés szerinti mélységben. Szervezeten kívüli egységek (pl. szerviz) is felvehetők tárhelyként.
Konfiguráció kezelés
Több leltáriszámos tárgyi eszköz illetve tartozék logikai összerendelésével konfiguráció építhető a rendszerben. A konfiguráció ezt követően egyetlen virtuális eszközként mozgatható, miközben a konfigurációt alkotó eszközök tételesen jelennek meg a mozgásbizonylatokon.
Életciklus követés
A nyilvántartásba vett tárgyieszközökkel kapcsolatos minden változás, mozgás bizonylatolt és naplózott. Bármikor visszakereshető.
Helyszíni leltárfelvétel, kiértékelés
A leltárfelvétel vonalkódolvasóval integrált mobil adatgyűjtővel történik, melynek révén az adatgyűjtés mindig pontos és gyors.
A felvett adatok kiértékelése PC-re való áttöltést követően indul, különféle szempontok szerinti automatikus adatellenőrzés mellett. A kiértékelést követően a rendszer helységenkénti részletes leltárívet nyomtat.
Több vállalat - Több telephely támogatás
A rendszer lehetővé teszi több vállalat egy rendszeren belüli kiszolgálását. Minden vállalat saját adatbázissal rendelkezik, amely a központi rendszerbe szinkronizált. Egy-egy vállalati adatbázisban több önálló címmel rendelkező telephely tárgyi eszközei kezelhetők, tetszés szerinti darabszámban. A rendszer jogosultsági beállításai alapján szabályozható, hogy ki milyen telephely eszközállományával dolgozhat és azon milyen műveletet végezhet.
Jogosultság kezelés
A rendszerben felhasználók, felhasználói csoportok, funkciók, eszköztípusok, és mozgáskód szerint szabályozhatjuk a használati jogot. Pl. az egyik felhasználó számára csak a kisértékű tárgyi eszközök legyenek láthatók, a másik csak lekérdezni tudjon, az informatikusok csak az informatikai eszközökre vonatkozó adatokat lássák.
Biztonságos műveletvégzés
A rendszerben végrehajtott minden módosítás és mozgás naplózott, nyomon követhető. A rendszer teljesen zárt, a mozgásokról minden esetben elektronikus bizonylat készül, melyről a felhasználó igényei szerint készülhet papír alapú dokumentum is.
Lekérdezések, riportok
A rendszerhez tartozó lekérdező felülettel néhány előre meghatározott alap lekérdezést kapunk, de saját magunk is készíthetnek új lekérdezéseket. A lekérdezések eredménye exportálható más alkalmazások számára (pl. Excel).
Integráció meglévő rendszerekkel
A rendszer interfészfelülettel rendelkezik a különféle nyilvántartórendszerekkel való adatcseréhez. Az alábbi rendszerek esetén rendelkezünk illesztési tapasztalatokkal:
- Megatrend Infosys
- SAP R/3
- Eszköz'92
- SALDO
- BMC Remedy
- Cisco Works
